2. Definir el A.I.U.

Planteamiento del problema. - Determinar los Gastos Generales - Revisar la Base de Datos - Modificar la Base de Datos

Planteamiento del problema

En el primer capítulo se desarrolló el presupuesto de los Costos Directos de la obra, que provienen de la colocación y ensamble de los materiales, así como también de subcontratos a todo costo.

Construir una obra, sin embargo, requiere también una infraestructura de apoyo (transportes internos, sitios de almacenaje) y de supervisión (maestros, almacenistas) cuyos costos no son aparentes en el producto terminado pero deben presupuestarse detalladamente para obtener su valor real. En la terminología habitual de nuestro medio se denominan Gastos Generales y su determinación siempre está a cargo de los niveles directivos en las compañías constructoras porque establecerlos requiere buenas dosis de experiencia y criterio.

Es necesario, entonces, presupuestar los Gastos Generales de esta obra, lo cual no puede hacerse dentro del presupuesto de licitación que ya estudiamos porque a su promotor -la Compañía Nacional de Transportes- no le interesa conocerlo, ya que sólo medirá y pagará las actividades que aparecen en el pliego, de tal manera que Usted debe calcular por aparte el costo de su administración y convertirlo en un porcentaje de los costos directos para agregarlo a cada actividad y completar así su propuesta.

En consecuencia, este capítulo estará dedicado a desarrollar las siguientes tareas

• Determinar el personal y las instalaciones que se requieren para administrar la obra, y el tiempo durante el cual estarán a su servicio.
• Revisar la base de datos para saber si esos elementos existen o deben crearse.
• Valorizar los Gastos Generales en un presupuesto independiente, comparar su valor contra los Costos Directos y convertirlo en porcentaje de aquellos, para incorporar posteriormente ese porcentaje al presupuesto principal.
• Crear un presupuesto de ejecución compuesto por los Costos Directos y los Gastos Generales Detallados.

Determinar los Gastos Generales

En una reunión estratégica con su Director de Construcciones se estableció que el personal, las instalaciones y las herramientas que se requieren para administrar y supervisar esta obra son los siguientes:

El tiempo de dedicación del personal se calcula con base en la programación elaborada en el taller de Ms-Project , que arrojó un tiempo total para la obra de 75 días (10 semanas). Se presume que la labor del Residente comienza 2 semanas antes del inicio formal de los trabajos y termina 2 semanas después de la fecha de entrega, mientras que el celador y el inspector, por su parte, se contratarán durante el mismo tiempo que dure la obra.

El campamento y las cantidades de herramienta se calculan para que puedan abastecer a la cantidad máxima de personal (dos cuadrillas, según el taller de Ms-Project) que trabajará simultáneamente en la obra. Cabe anotar que el 30% del valor del campamento es recuperable.

Las cantidades a presupuestar, entonces, son las siguientes:

Revisar la Base de Datos

Una vez cumplido lo anterior debe revisarse la Base de Datos para verificar si ya existen análisis unitarios para las actividades de Gastos Generales. Active, pues, la opción Base de Datos-Análisis-Resumidos , y cuando se abra la pantalla correspondiente oprima el ícono Buscar y digite el nombre de su primera actividad (Residente de Obra). Observe que Construplan coloca este nombre en la primera línea de pantalla, lo cual significa que existe en la Base de Datos, pero tenga en cuenta que la unidad de medida es MS (mes), mientras que en su presupuesto de Gastos Generales debe utilizarse SM (semana), así que más adelante deberá modificar el análisis.

Continúe con su búsqueda alfabética y encontrará un análisis para el valor mensual del celador (después deberá modificar su nombre por Celador - Almacenista y su unidad de medida a semana) y ninguno para el Inspector. También existen (y pueden utilizarse sin modificación) análisis para las Instalaciones, los Equipos Varios y la Herramienta Menor.

Finalmente, las actividades llamadas "Dotación de Oficina" y "Papelería y Copias" se crearán a Todo Costo porque su comité directivo estableció un valor máximo de $ 30.000 para la primera (se reutilizarán elementos existentes) y de $ 20.000 para la segunda.

Modificar la Base de Datos

En el siguiente paso se crean los componentes que no existan, se cambia el nombre o la unidad a los que la licitación haya denominado diferente, se insertan nuevos componentes y, en fin, se añaden las observaciones que sean necesarias y se ajustan los valores, cuando sea del caso.

Para incluir las actividades correspondientes al personal de dirección y supervisión pueden utilizarse como base las que ya existen, según se mencionó en el punto 1.3, pero copiándolas para poderlas modificar sin afectar la Base de Datos. Active la opción Base de Datos - Análisis - Detallados y utilice el ícono "Buscar" para localizar el análisis RESIDENTE DE OBRA. Cuando aparezca en pantalla oprima el ícono Duplicar y responda "S" cuando el programa le pida confirmar la operación, con lo cual aparecerá un nuevo análisis idéntico al anterior pero con el código diferente. Sitúese en el campo "Unidad de Medida" y digite allí SM (semana), y luego en el campo "Cantidad" para digitar 0.222 (es el resultado de dividir un mes ¾la unidad de medida en que está expresado el sueldo del residente ¾ entre 4.5 semanas), de tal manera que el valor semanal termina siendo $ 423.643.