1. Proyectos
Un proyecto es parte del trabajo realizado por una organización. Tanto las operaciones como los proyectos tienen características comunes:
-
Son ejecutados por las personas de la organización
- Están
restringidos por los recursos limitados
- Se planean, ejecutan y controlan.
Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un ÚNICO producto o servicio. Temporal significa que todo proyecto debe tener un comienzo y un final definidos; único significa que el producto o servicio tiene características que lo distinguen de cualquier otro producto o servicio y que no ha sido hecho antes.
2. Gerencia de Proyectos
Podemos definir la gerencia de proyectos como el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales durante la vida de un proyecto mediante el uso de técnicas modernas de administración y para alcanzar objetivos predeterminados de cubrimiento, costo, tiempo, calidad y satisfacción de todos los participantes (PMI). Es, por tanto, la aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los participantes.
La gerencia de proyectos es un conjunto de actividades pertenecientes a un proceso administrativo, cuyos componentes principales son los siguientes.
Planeación: Qué vamos a hacer y por qué?
- Misión, objetivos, metas y estrategias del proyecto.
- La estructura de desagregación de trabajo (WBS)
- Diagramas de precedencia de actividades
- Programación en el tiempo basada en los diagramas de precedencia
- Plan para el soporte de recursos del proyecto
Organización: Qué elementos están involucrados y por qué?
- Estructura organizacional del equipo del proyecto
- Identificar y asignar las funciones a cada miembro del equipo
- Definir políticas, procedimientos y técnicas de la gerencia
- Establecer normas de autoridad, responsabilidad y auditoría del proyecto
Motivación: Qué motiva a las persona para ejecutar su trabajo lo mejor posible?
- Determinar necesidades del equipo del proyecto
- Adquirir elementos de motivación
- Proveer de asesoramiento a los miembros del equipo según se requiera
- Establecer los programas de incentivos a los miembros
- Hacer estudio inicial del impacto y la motivación en la productividad
Dirección: Quién decide qué y cuándo?
- Establecer límites de autoridad en la toma de decisiones sobre asignación de recursos
- Desarrollar estilos de liderazgo
- Mejorar habilidades interpersonales
- Planear técnicas de participación administrativa
- Implantar técnicas de toma de decisiones mediante consenso.
Control: Quién juzga los resultados y mediante cuáles estándares?
- Establecer estándares de costo, programación y técnicos
- Planear los medios para evaluar el progreso del proyecto
- Definir un sistema de información para el proyecto
- Preparar las estrategias para revisión del proyecto
- Evaluar el progreso del proyecto
El ciclo de vida del proyecto se define por una serie de fases que componen la conceptualización, diseño, desarrollo y puesta en funcionamiento de los resultados del proyecto. Los pasos a seguir en la organización y planeación que lleven a tener un primer plan definido se describen enseguida.
2.1 Definir las metas del proyecto
Para definir las metas, respóndase: qué planea ejecutar?. Tenga en cuenta el tamaño y tipo del proyecto y establezca metas globales reales. Investigue presupuestos y requisitos de tiempo y dinero y determine claramente el nivel de calidad requerido. Es necesario determinar la prioridad entre dinero y calidad como concepto "manejador" del proyecto.
Establezca metas que puedan ser cuantificadas. Es muy difícil asegurar el rendimiento de un proyecto cuyas metas son vagas o no medibles. Y cuando estén definidas sus metas y prioridades, obtenga la aprobación del staff administrativo, si es necesario, e involucrelo con el proyecto lo más temprano posible para que pueda proceder con seguridad, sabiendo que su trabajo está soportando objetivos ya acordados.
2.2 Desarrollar la estrategia de administración
Defina qué tipo de estrategia es la aplicable; por ejemplo, un pequeño proyecto puede ser manejado por una sola persona o un proyecto grande puede involucrar numerosos administradores, cada uno con una responsabilidad diferente definida para cada área o departamento.
Como administrador general de un proyecto grande, su estrategia debe garantizar que los administradores individuales entienden y aceptan sus propias responsabilidades.
2.3 Crear el plan del proyecto
Con metas definidas y estrategia creada, está listo para definir el plan del proyecto. Prepare un esbozo general como primer paso en la organización del proyecto. Rompa el proyecto en varios niveles de detalle para proveer una buena estructura de desagregación del trabajo, con información detallada y resumida.
Existen varias formas de ejecutar un esbozo. Generalmente el tamaño y tipo del proyecto definirán el método apropiado. Si el proyecto es grande o único, puede usar el método "top-down" que comienza en tópicos generales y pasa paulatinamente a niveles de detalle. Si el proyecto es pequeño o parecido a alguno ya ejecutado con anterioridad, posiblemente se sienta más cómodo con el método detallado, que comienza con tareas a nivel de detalle y luego las une en conjuntos más grandes.
2.4 Establecer la secuencia de tareas
Tenga en cuenta la duración planeada para cada tarea y la secuencia en que debe realizarse, pues existen tareas que no pueden comenzar antes de que otras terminen. La especificación correcta de las duraciones y dependencias conforma la programación inicial del plan.2.5 Definir hitos o “milestones”
Los “hitos” -en inglés milestones- son puntos de verificación del proyecto, fechas que no pueden ser movidas o puntos que deben cumplirse antes de continuar. Llegar a uno de ellos significa que todas las actividades anteriores a él se han cumplido y estamos listos para comenzar una nueva serie de actividades. Coloque "hitos" reales y con intervalos cortos, que son mas fáciles de alcanzar y motivan a los participantes en el proyecto.2.6 Asignar recursos
Son recursos las personas, el equipo y, en general, cualquier elemento necesario para terminar el trabajo y cuya disponibilidad es limitada. Los elementos que no son limitados y que el proyecto consume se denominan insumos y hacen parte de su costo pero no tienen influencia en la duración del mismo.
Asigne recursos a las tareas individualmente. Determine la disponibilidad actual de personal y el tiempo que cada uno puede dedicar a su proyecto. Evite en lo posible asignar actividades a personas que deben ejecutar otras simultáneamente; trate de asignar el tiempo de cada persona a una actividad específica.
Haga los ajustes necesarios si encuentra que ha sobreasignado a personas o equipos.
2.7 Estimar Costos
El siguiente paso consiste en el cálculo de costos del proyecto, a partir de los costos de cada actividad. Este ejercicio se basa en un proyecto presupuestado con Construplan, el programa de Construdata mediante el cual se definieron las actividades por construir, los recursos que se utilizan en ellas, los valores unitarios, los costos totales y los tiempos parciales, todo lo cual se envió electrónicamente a Project mediante la metodología de Información Integrada de Construdata.2.8 Revisar el plan
El paso final consiste en revisar el plan, buscando puntos débiles y áreas con posibles problemas y determinando las actividades críticas, que al final son las que controlarán el desarrollo del proyecto.
Para estos procesos vamos a utilizar herramientas de software que se encargarán del trabajo manual y dejarán al gerente su valioso tiempo disponible para la toma de decisiones soportadas en información confiable.
