4.2 Desde un proyecto nuevo

4.3 Relaciones de dependencia

El siguiente paso consiste en establecer la secuencia de ejecución de las actividades, para lo cual debe tenerse en cuenta:

• Necesidades de tipo técnico que obligan a que una determinada actividad no pueda realizarse antes de que otra termine o haya avanzado una cantidad determinada.
• Necesidades de recursos que obligan a que dos actividades que usan el mismo recurso NO sucedan simultáneamente o que una actividad esté limitada a suceder dentro de un intervalo de tiempo específico en que el recurso está disponible.
• Necesidades externas al proyecto tales como disponibilidad de dinero, aprobación de licencias o permisos por entes ajenos a la empresa y similares, que obligan a que una actividad o grupo de actividades está sujeta a una fecha específica de iniciación.
• Cualquier otro elemento interno o externo que obligue a colocar dependencias, intervalos definidos entre tareas o fechas específicas que fijen una actividad en el tiempo.

Es recomendable ejecutar manualmente un borrador de las secuencias antes de introducirlo a Project para identificar claramente las relaciones entre las actividades y facilitar el trabajo posterior.

Para enlazar dos actividades seguidas coloque el cursor sobre la actividad predecesora, haga clic para sombrearla, mantenga el botón del ratón presionado, arrastrelo para sombrear la actividad siguiente y termine haciendo clic sobre la herramienta de encadenar.

Para encadenar varias actividades seguidas pueden sombrearse todas arrastrando el ratón sobre ellas con el botón presionado y luego encadenar mediante la herramienta.

Si las actividades no están seguidas, coloque el cursor sobre la actividad predecesora,  haga clic para sombrearla, desplace el Gantt  hasta encontrar la actividad sucesora, presione la tecla CTRL y con ella presionada, haga clic sobre la actividad y termine presionando la herramienta de enlazar.

El diagrama de Gantt aparece así después del encadenamiento:

Nótese que la relación entre las actividades es de tipo Fin-Comienzo (F-C), de tal manera que la predecesora debe terminar para que empiece la sucesora. Debe notarse también que Project asume como predecesora a la primera actividad escogida.

El proyecto que nos ocupa, luego de enlazar todas las actividades de forma predeterminada, se muestra de la siguiente forma:

Debe anotarse que las actividades resumen no están encadenadas, pues ello no tendría sentido. Project se encargará de recalcularlas cada vez que se introduzca una variación en las subordinadas.

4.4 Ajuste de dependencias

Después de enlazadas las actividades es posible ajustar los enlaces utilizando los cuatro tipos de dependencia que acepta Project:

• F - C o Fin - Comienzo. La actividad predecesora debe terminar antes de iniciar la sucesora.
• F - F o Fin - Fin. La actividad predecesora y la sucesora deben terminar simultáneamente.
• C - C o Comienzo - Comienzo. Las actividades enlazadas deben comenzar simultáneamente.
• C - F o Comienzo - Fin. El fin de la actividad sucesora debe estar en línea con el comienzo de la predecesora. El enlace predeterminado es el tipo F - C. 

Adicionalmente, Project permite colocar traslapes y holguras dentro de las dependencias, que pueden medirse en las mismas unidades de duración o en porcentaje de la actividad predecesora. Para modificar las relaciones de dependencia creadas anteriormente (todas son del tipo F – C,  sin traslapes ni holguras), sitúese en el diagrama de Gantt sobre una flecha de relación entre dos actividades y haga doble clic en ella para abrir el siguiente cuadro:

La relación aparece ahora descrita en el cuadro; la actividad predecesora aparece luego de la palabra De:,  la sucesora luego de Con:, el tipo de relación tiene una lista desplegable  que muestra los cuatro tipos posibles; en al campo Posposición: se escribe un número positivo si se quiere desplazar la actividad sucesora hacia adelante en el tiempo o negativo si se quiere desplazar hacia atrás. Por ejemplo, -5d haría que el comienzo de la sucesora se efectuara cinco días antes del fin de la predecesora y +5d llevaría el comienzo de la sucesora cinco días hábiles después del fin de la predecesora. Si en este cuadro se escriben porcentajes, estos se refieren siempre a la tarea predecesora; por ejemplo, un 30% retardará el inicio de la sucesora un lapso de tiempo igual al 30% de la duración de la predecesora; un -40% hará que la sucesora inicie cuando la predecesora está en el 60% de avance y le falta un 40% para finalizar.

Los ajustes que se hagan en este paso deben estar juiciosamente estudiados con base en las restricciones técnicas y financieras del proyecto. Es lógico que la definición de traslapes acorta la duración del proyecto; sin embargo, debemos cuidarnos de abusar de esta posibilidad que, en la mayoría de los casos, trae como consecuencia la sobreasignación de recursos.

En el trabajo que nos ocupa hemos ajustado las siguientes relaciones:

Las excavaciones manuales para cimientos (1.1) y desagües (2.1) pueden considerarse tareas que se ejecutan de forma ininterrumpida, de modo que hemos puesto una relación F-C entre las dos

Las actividades 1.3 y 1.4  se considera que pueden iniciar simultáneamente, por lo que su relación se cambió a una Comienzo-Comienzo.

Consideramos que los muros (3.1) no pueden comenzar a levantarse hasta que las columnas (1.6) no estén terminadas; esto se controla colocando una dependencia F-C entre las dos actividades.

Las tareas 3.1 y 3.2 pueden ser simultáneas pero ambas deben estar listas para iniciar la 3.3, por tanto, entre 3.1 y 3.2 se establece una dependencia Fin-Fin.

La actividad 3.3 no puede iniciarse si la 2.5 no está terminada: se agrega esta dependencia F-C entre las dos.

4.5 Creación de hitos

Un hito es un evento que se sucede en el tiempo y que controla  la iniciación o finalización de una grupo de tareas en un proyecto. El hito no consume tiempo ni recursos pero el hecho de que suceda permite que otras tareas puedan llevarse a cabo. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, la fecha de la aprobación del crédito de corporación o la de expedición de la licencia de construcción son hitos porque la obra no puede iniciarse hasta tanto no se cuente con el dinero del crédito o el permiso municipal.

Los hitos se utilizan para mejorar el control del proyecto y deben colocarse tantos como se consideren necesarios y funcionales. Para colocar un hito simplemente se inserta una actividad en el sitio que se desea, con el nombre que se quiera y específicamente se le coloca la duración en cero. Project colocará esta actividad en el Gantt con un formato diferente.

En el proyecto de la bodega hemos creado un hito denominado VERIFICACIÓN DE ESTRUCTURA,  evento que debe cumplirse antes de iniciar los muros (Tarea 3.1). Se insertó la actividad y luego se establecieron las relaciones correspondientes. El Gantt que incluye el hito y las dependencias modificadas en el paso anterior, se muestra de la siguiente forma:

Nótese que el papel de un hito es controlar puntos específicos de un proyecto. Para continuar con la ejecución del proyecto, todas las tareas anteriores al hito deben haber finalizado satisfactoriamente.

Luego de las modificaciones y ajustes ejecutados, podemos revisar las estadísticas del proyecto, que nos muestran los resultados obtenidos. Desde el cuadro producido por la opción Proyecto - Información del Proyecto... se presiona el botón Estadísticas para obtener la siguiente tabla:

En este cuadro notamos que, por el movimiento de tareas debido a los cambios de dependencias, la fecha final se ha adelantado13.75 días; el tiempo neto que nos hemos ganado se ve en los datos de duración de 66  días originales contra 52.25 actuales. En el costo total del proyecto también se ha presentado una pequeña disminución por los ajustes en las duraciones de las tareas, que puede verse tanto en las cifras de costos como en las que muestran el trabajo actual en horas.

Determinada la duración y costos totales y suponiendo que ya estamos de acuerdo con los resultados (si no, será necesario buscar más ajustes), podemos agregar algunas actividades que ayudarán al control de costos de personal administrativo así:

• Se creará un hito denominado "Inicio de Trabajos", que ayudará a controlar la posición de las tareas anteriores. A este hito se la asignará como fecha de inicio la fecha que teníamos en el proyecto inicial, Junio 15 de 1998 para el ejemplo. La primera actividad, EXCAVACION MANUAL, dependerá de este hito en relación estándar F - C.
• Antes del hito, se inserta la actividad "Dirección de Obra" que debe iniciar 15 días antes de comenzar obras y durar hasta 15 días después de terminada. Nótese que la inclusión de esta actividad implicará correr la fecha de iniciación del proyecto. Para esto, se dará manualmente una duración de 82.25 días a esta actividad (30 más que la longitud del proyecto original); esta actividad se enlazará con el hito creado en el paso anterior en una dependencia tipo C - C, con posposición de 15 días.
• Después del hito se inserta una segunda tarea denominada "Trabajos Auxiliares", que inicia y termina al tiempo con la obra y que ayudará al control de personal auxiliar. Tiene entonces una duración de 52.25 días y se relaciona con el hito en dependencia F - C sin posposición.
• Por último, se adiciona la actividad "Instalaciones y Equipos", que durará los primeros 15 días de la obra durante los cuales se repartirán los costos correspondientes. Tiene una duración precisa de 15 días y depende del hito en relación F -C sin posposición.

Colocadas estas  actividades, el diagrama de Gantt en su parte inicial se mostrará como sigue:

Y las nuevas estadísticas del proyecto mostrarán lo siguiente:

En el cuadro se refleja todo lo que hicimos en los pasos anteriores: el inicio del proyecto es ahora el 25 de mayo y la finalización se atrasó 4.25 días. La duración total es de 82.25 días, que colocamos en la actividad de DIRECCION DE OBRA. Los costos se han aumentado en lo necesario para pagar al personal administrativo y las instalaciones, y el trabajo ha aumentado notoriamente debido a las horas del mismo personal administrativo.