5. Definición, asignación
y nivelación de recursos

Tanto si el proyecto recibió los datos desde Construplan como si se trata de un proyecto que partió desde un archivo vacío de Project, será necesario definir nuevos recursos y asignarlos a las diferentes actividades. Note, sin embargo, que el proyecto Construplan trae la mayoría de los recursos ya creados.

5.1 Definición de recursos

Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la programación del proyecto.

La forma más rápida de definir recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos básicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el menú Ver - Hoja de recursos, que colocará la siguiente vista en la pantalla:

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definición de un recurso, con un  manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:

  • Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres.
  • Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para búsquedas y clasificaciones más rápidas.
  • Grupo. Información opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares.
  • Capacidad máxima. El número máximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno.
  • Tasa estándar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las válidas además de "a" para pago por año.
  • Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior.
  • Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.
  • Acumular. Forma como se hará el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza.
  • Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto.
  • Código. Campo opcional, puede recibir cualquier codificación que se desee. Útil para clasificar recurso, informes, etc.

Tal como se recomendó atrás para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo.

En el caso de nuestra bodega se adicionarán los recursos de tipo administrativo que se incluirán en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura siguiente:

En esta hoja se adicionaron los siguientes recursos: a) Residente de Obra con una asignación de $ 300.000 por semana b) Inspector de $ 200.000 semanales. c) Celador - Almacenista de $ 150.000 semana. d) Equipos e instalaciones por valor total de $ 750.000, cantidad que se coloca en la casilla Costo por Uso del recurso. Las entradas en la columna Grupo son opcionales, y en nuestro ejemplo se usan para diferenciar los recursos de Mano de Obra, Administrativos y Equipos.

5.2 Asignación de recursos

Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes con el fin de que Project pueda controlarlos, y aunque existen varias formas para hacerlo, la más fácil es usar la herramienta Asignación de recursos dentro del diagrama de Gantt,.

5.2.1 Asignación inicial

Para asignar un recurso a una actividad específica, se coloca el cursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botón de la herramienta de asignación

para invocar el formulario de asignación de recursos:

En este formulario aparecen todos los recursos que existen en el proyecto; si la actividad marcada ya tiene algo asignado, el recurso correspondiente aparecerá con una marca de chequeo en la columna izquierda del formulario y un número, que indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna de la derecha.

Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca éste con el ratón sobre el botón de chequeo, lo que transformará el cursor en una flecha acompañada de una cara. Manteniendo presionado el botón, se arrastra el ratón hasta marcar la actividad en la que se va a asignar y se suelta, con lo cual automáticamente se le asigna una unidad del recurso. Para cambiar la cantidad asignada, lleve el puntero del ratón hasta el campo correspondiente al frente del nombre del recurso y digite la cantidad, que puede ser  menor que la unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso. También es posible entrar un número mayor que la capacidad máxima del recurso.

Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya duración depende de los recursos, una primera asignación asume que la duración dada a la tarea era la justa para esta asignación, de modo que la duración de la tarea no se modifica. Si luego de esta asignación se modifica la cantidad de recurso asignado, y es éste el recurso que está controlando la duración, ésta será ajustada al nuevo cálculo.

5.2.2 Ajuste de recursos y otras formas de asignar

Luego de una primera asignación, es posible ajustar las cantidades y los recursos asignados a cada una de las tareas, y la mejor forma de hacerlo es colocar el cursor sobre la tarea y hacer doble clic sobre su nombre para solicitar el Formulario de Información acerca de la tarea que aparece enseguida:

Si se activa la ficha Recursos aparece el siguiente formulario, dentro del cual existe un botón para desplegar la lista de recursos disponibles, escoger allí uno cualquiera con el ratón y asignarlo a la actividad.

De esta forma se hace rápidamente el cambio de un recurso por otro. Para cambiar la cantidad basta posicionar el cursor sobre el campo correspondiente y entrar la nueva cantidad. En la parte inferior del formulario podemos cambiar el tipo de duración entre “Dependiente de recursos” y “Duración fija”. Si se mantiene la dependencia de recursos y las cantidades asignadas se cambian, Project revisará toda la tarea y ajustará la duración a la nueva disponibilidad de recursos.

En la tabla de datos del diagrama de Gantt también es posible ajustar los recursos, pues la última columna de la tabla contiene la información de los recursos asignados a cada tarea. Allí  los nombres aparecen seguidos, separados por comas, y si la asignación es diferente a la unidad se coloca el número de unidades asignado entre paréntesis cuadrados después del nombre del recurso.

Nótese que al colocar el cursor encima del campo también estará disponible la línea de edición para el nombre y el correspondiente botón para desplegar la lista. Puede escoger un recurso de la lista, colocar la coma de separación y escoger el siguiente.

5.3 Nivelación de recursos

El resultado de todo el trabajo anterior es la asignación completa de los recursos que consideramos necesarios para ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable, que algun recurso haya quedado asignado con un trabajo mayor a su disponibilidad -Sobreasignación de Recursos- , cosa que Project no objeta pero si avisa de su existencia colocando en la Barra de Estado un mensaje que dice "Redist: nnn", donde “nnn” será el nombre del último recurso que encontró sobreasignado.

La nivelación consiste en redistribuir las tareas en el tiempo con el fin de eliminar la sobreasignación, y la mejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuenta con varias herramientas.

En primer lugar es necesario conocer la ruta crítica del proyecto ya que no nos será posible mover tareas que se encuentren dentro de ella, así que active la opción  Ver - Más presentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:

Escoja en la lista Gantt detallado  y presione el botón Activar para que aparezca el nuevo diagrama, cambiele su dimensión utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto completo y presione Aceptar. El nuevo diagrama  de Gantt que aparece tiene las tareas críticas señaladas en color rojo.

Ahora necesitamos ver la asignación de recursos a cada tarea, para lo cual se divide en dos la ventana de Project utilizando Ventana – Dividir,, que muestra el Gantt en la mitad superior de la pantalla y el formulario de recursos en la inferior.

Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana. Acto seguido, llame la opción Ver - Gráfico de recursos para ver en la ventana inferior un histograma que muestra la asignación de recursos para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando barras azules para la asignación normal y barras rojas para la sobreasignación. La combinación de vistas nos permitirá estudiar con todo cuidado los problemas de asignación existentes para poder tomar los correctivos necesarios.

Si se presenta una situación como la anterior , las siguientes pueden ser las decisiones a tomar para controlarla:

  • Subir la capacidad máxima del recurso, lo cual implica mayores costos de contratación de personal o adquisición de más equipo.
  • Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes, normalmente es una buena solución que no afecta los costos del proyecto.
  • Permitir horas extras. Para autorizar horas extras en la ejecución de una tarea, posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el menú Ver - Más presentaciones y elija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre de tarea. Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el menú Formato y elija allí Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendrá una columna para definir las horas extras permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que Project no asigna horas extras de forma automática).

  • Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades que presenten holgura, dentro de la holgura calculada por Project. Si se mueven las actividades críticas o las no críticas por fuera de sus holguras, se afectará la fecha de finalización del proyecto.
  • Usar la herramienta de nivelación automática: Herramientas - Redistribuír recursos, que presenta este cuadro:

Esta herramienta trata de hacer una redistribución con base en una buena cantidad de apreciaciones y análisis: primero revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentra uno con sobreasignación, determina las tareas que lo usan, examina su situación dentro del programa y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribución del tiempo de los recursos.

Si se marca la casilla “Retraso sin consecuencias”, Project limitará el movimiento de actividades a las no críticas y dentro de la holgura permitida. Si no se marca, podrá mover inclusive tareas críticas, afectando con ello la fecha de fin de proyecto.

El orden en que Project analiza las tareas puede ser por “Número único de identificación”, en orden “Estándar” -en el cual analiza predecesoras, holguras y fechas para determinar cual mueve- y “Prioridad, estándar”, que usa primero el campo de prioridad y luego los criterios estándares.

Project no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto, que tengan lleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir que están en proceso) o las que tengan "No redistribuir" en el campo de prioridad. Tampoco es posible hacer una redistribución automática para proyectos programados en función de la fecha de finalización, pues las tareas están allí programadas lo más tarde posible y no será posible retrasarlas más para ajustar recursos.

Si la redistribución efectuada no es satisfactoria, puede llamarse nuevamente el comando y oprimir Borrar redistribución...

Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de decisiones y no produce necesariamente la mejor solución al problema de los recursos. Las decisiones de tipo administrativo serán siempre del Gerente del Proyecto.