12. Informes y vistas de seguimiento
Luego de ejecutar todos los pasos de control necesarios, hemos obtenido el estado actual y real del proyecto, que debe poderse confrontar contra la programación original revisando los campos que Project denomina "previstos". El diagrama de Gantt que muestra los avances contra lo previsto se obtiene con la opción Ver -Más Vistas- Gantt de Seguimiento.
Lo primero que notamos en este diagrama son las marcas de chequeo en la columna de información, al frente de las tareas que se encuentran 100% terminadas. Las barras del diagrama aparecen ahora en color rojo cuando la actividad es crítica o en color azul cuando no lo es. El avance de la actividad aparece en color sólido para representar el estado actual de las tareas.
Las actividades que se han desplazado en el tiempo por problemas de retrasos o de adelantos aparecen con una barra de color gris, que representa la tarea tal como estaba en el proyecto base (baseline). La comparación de esta pareja de barras para cada actividad nos da una idea clara de lo que está sucediendo con el proyecto.
La segunda fuente importante de información es el cuadro de Estadísticas, que se obtiene con la opción Proyecto —Información del Proyecto —Estadísticas y aparece enseguida.
En el cuadro aparecen todos los cambios ocurridos a raíz de los avances que se introdujeron y la proyección que el programa hizo sobre las nuevas fechas de cumplimiento. Notamos, por ejemplo, que la fecha de terminación se ha desplazado 4.25 días y, además, que la duración, el trabajo y el costo total fueron modificados y recalculados.
Para analizar detalladamente el comportamiento de cada actividad con respecto a las fechas de comienzo y fin actuales contra los previstos utilice la opción Ver — Más Vistas... —Hoja de Tareas , y cuando se abra la vista mencionada active nuevamente la opción Ver— Tablas—Variación. La pantalla mostrará algo como:
Utilice ahora la opción Ver —Costos para abrir una tabla que muestra los costos actuales de cada actividad comparados con los previstos, lo ejecutado y lo que falta por ejecutar:
Cuando se considere necesario es posible imprimir una buena cantidad de los informes que Project trae predefinidos, de tal manera que la tabla de análisis de costos que acabamos de ver en pantalla, por ejemplo, puede imprimirse con Ver— Informes— Costos— Informe de Presupuesto. La cantidad de informes a imprimir es decisión del Gerente del Proyecto, quien debe mantener los informes necesarios y suficientes para tomar decisiones respecto al control del proyecto, pero no solicitar siempre todos los informes posibles.
