Los Sistemas de Oficina Abierta

UNA EXPERIENCIA PRODUCTIVA

Mejor ambiente, mayor productividad

POR MARTÍN ROSAS. 

EDITOR DE CONSTRUDATA.

La implantación de Sistemas de Oficina Abierta (SOA) no sólo contempla el cambio de los tradicionales puestos de trabajo, donde cada empleado estaba encerrado entre cuatro paredes, aislado del resto de la organización; la remodelación física también implica un paso hacia la eficiencia, un nuevo estilo de trabajo y hasta un cambio de la imagen corporativa.

¿Costoso?, tal vez; ¿que genera choques?, necesariamente. Para determinar cómo afectan a las organizaciones los cambios de oficina y cuales fueron sus experiencias, CONSTRUDATA habló con dos empresas que recientemente remodelaron sus instalaciones. Por un lado, la firma Fiberglass modernizó sus oficinas en el norte de Bogotá, con dos motivaciones principales: hacer más eficiente su labor y cambiar la imagen de la compañía; por su parte, Multirevistas, empresa de la Casa Editorial El Tiempo, se mudó al cuarto piso del World Bussiness Port, edificio recién construido en Ciudad Salitre.

Curiosamente, en las dos empresas consultadas la implantación de los SOA se hizo con dos firmas diferentes. En Fiberglass el área comercial se hizo con una empresa y un área financiera con otra. En el caso de multirevistas, la división realizo por jerarquías. La presidencia, las vicepresidencias y las gerencias se contrataron con una empresa y el resto de la organización con otra firma.

Para Julián Trujillo, vicepresidente comercial de Fiberglass, la contratación con firmas diferentes se hizo parque queríamos separar los dos conceptos, el del área comercial y del área financiera, que quedan en pisos separados. Además queríamos hacer un sondeo en el mercado, para saber cuales ofrecían más ventajas y mejor calidad en muebles de oficina abierta en Colombia.’

En ese proceso se encontraron con que en el país existen mas de setenta compañías dedicadas a la oferta de SOA, con diferentes niveles tecnológicos y para distintos segmentos del mercado. ‘Los SOA en nuestro país tienen más de 20 años, es uno de los mercados más maduros en América Latina. Creemos que hay oferta para todos los segmentos y todas las necesidades, y también creemos que el éxito de estos sistemas dependerá de la velocidad de penetración de innovaciones y alternativas para que las compañías puedan ser exitosas. Hoy día empresa que no tenga una buena velocidad de penetración de nuevos productos definitivamente va a salir del negocio’, dice Trujillo.

En el caso de Multirevistas, según su gerente Álvaro Guerra, lo que se buscaba para las oficinas del primer nivel de la organización era unos acabados muy especiales. Por eso se contrató con una firma y el resto de las instalaciones con otra.

Para la implantación de los SOA en Multirevistas y en otras empresas de la Casa Editorial se investigó no sólo la oferta nacional sino que se visitaron empresas del extranjero con actividades similares a las del grupo editorial.

La motivación principal para implantar los SOA en las nuevas oficinas fue la integración de nuestros sistemas de trabajo, para eliminar barreras físicas y mentales, pues nuestro negocio es la comunicación y eso se debe reflejar en la forma de trabajar y en el resultado final de nuestros productos, dice Guerra.

Y agrega: ‘Pero la oficina abierta es un concepto mucho más amplio que tumbar divisiones piso a techo. Se trata de que la gente trabaje en una forma mucho más integrada, y en un mes se ha sentido eso. Veníamos de una desintegración muy grande, trabajando en dos sedes, y se nota el cambio en la cultura de trabajo, la gente se integra mucho más y empiezan a surgir una serie de valores, inclusive de respeto a los demás.’

Para Trujillo el cambio de oficinas generó choques entre los empleados, pero finalmente los cambios fueron positivos. ‘Creo que en un principio, como las personas tenían un cubículo de trabajo, donde había un mundo privado, en el momento en que se cambia el sistema y se empieza a compartir un espacio, pues viene las dificultades por su posesión, pero en la medida que fueron transcurriendo las semanas las personas entendieron que se deben integrar mucho más, porque la oficina abierta está diseñada para eso.

Durante ese proceso los personas empezaron a sentir lo importancia de su puesto, del orden que se debe tener, del compartir las áreas y superficies comunes, Algunos archivos, por ejemplo, se volvieron comunes. Todo eso se comenzó a reflejar en el aumento de la productividad, las personas que antes hablaban mucho por teléfono empezaron a hablar en una forma más corta más concisa y más dedicados a sus clientes. Además, las llamadas de tipo personal se redujeron en forma importante.’

La contribución a la productividad también se dio con la sistematización interna, con un correo electrónico, la conexión en red, la línea 9-800, todo lo cual resultó mejor de lo que esperábamos, dice Trujillo.

..."pero la oficina abierta es un con concepto mucho más amplio que tumbar divisiones piso a techo. Se trata que la gente trabaje en una forma mucho más integrada"...

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